Au cours de mes accompagnements vers l’audit de certification Qualiopi, je commence toujours par un recensement des textes en vigueur, qui fondent la certification, avec comme base le décret 2015-790 du 30 juin 2015 et le passage au décret 2019-564 et ses sept critères, les six de 2015 plus un, le sixième.
Comprendre que ce que l’on a fait en 2015 peut nous servir en 2019 est un bon début. C’est aussi la démonstration qu’il est prudent d’archiver ce que l’on réalise, et pas seulement pour des raisons de contrôles éventuels par les autorités comme la Direccte ou les financeurs publics et paritaires.
Et c’est parti, nous voilà passés en mode projet !
Un projet, c’est d’abord un besoin. Pour le prestataire de formation, un besoin qu’il a pu identifier et pour lequel il pense disposer des aptitudes et des moyens techniques, pédagogiques et humains pour y répondre. Pour le bénéficiaire de la formation, c’est un besoin qu’il exprime de lui-même, ou qui peut lui être suggéré par son entreprise. L’adéquation entre le besoin du bénéficiaire et la formation proposée sera l’occasion de la naissance d’un nouveau projet, la réalisation d’une action de formation, d’un bilan de compétences, d’un accompagnement à la VAE, ou d’une action en apprentissage.
Un projet, c’est ensuite un début et une fin, et il peut s’arrêter à tout moment. Tout projet comprend trois phases pour sa réalisation concrète : un avant, un pendant, et un après. Des jalons viennent structurer ces trois phases, avec des livrables.
- Un projet de délivrance d’une action de développement des compétences débute au moment du contact établi avec le donneur d’ordre, celui qui va passer la commande, soit le bénéficiaire en direct, soit un tiers, généralement son entreprise.
- Il se termine au moment de l’archivage de l’action conduite, archivage obligatoire pour que le financeur éventuel puisse effectuer ultérieurement un « contrôle du service fait » .
- L’archivage est indispensable, même en cas d’interruption du projet, quelle que soit la phase, car le projet peut reprendre vie à tout moment.
- L’action de développement des compétences est le projet sur lequel le donneur d’ordre et le prestataire se sont entendus, à l’aide d’une convention (professionnel ou entreprise) ou d’un contrat (particulier), un programme, des conditions générales de vente, un règlement intérieur applicable aux stagiaires, des conditions générales d’utilisation.
- Cette action a un début et une fin : les dates sont mentionnées dans les supports contractuels, et apparaissent dans les supports promotionnels pour que le bénéficiaire puisse calculer le délai d’accès qui le sépare du jour d’entrée en formation.
- Pour chaque phase de l’action concernée, avant, pendant, après, des jalons sont ainsi positionnés, et pilotés par des livrables et des indicateurs de suivi.
- Avant : Il faut informer le futur donneur d’ordre sur la nature de la prestation et les résultats précédemment obtenus par celle-ci. C’est le processus décrit par le critère C1 : informer.
- Il faut aussi concevoir la prestation, à l’aide de recueil des besoins des futurs bénéficiaires, des objectifs à fixer et des contenus à utiliser pour atteindre ces objectifs. C’est le processus analysé par le critère C2 : concevoir.
- Et ainsi de suite, avec de nouveaux jalons, de nouveaux livrables, de nouveaux indicateurs, jusqu’au bilan de l’action menée. C’est le processus mis en place au critère C7 : l’amélioration continue.
- Dans ce système, car c’en est un, le critère C7 vient alimenter le critère C1, pour préparer les informations et la planification de l’action suivante.
Et le critère C6 me direz-vous ? Où est-il dans ton schéma ? 🙄
Le critère C6 de Qualiopi n’est pas séquentiel, mais permanent. Comment le prestataire est-il en veille, et comment exploite-t-il celle-ci, pour que sa prestation soit toujours bien conduite, en respectant l’actualisation de la réglementation, de l’évolution des métiers et emplois de ses secteurs d’intervention, des innovations pédagogiques et technologiques, des questions relatives à l’accessibilité. C’est toute l’année, avec ou sans activité. C’est une démarche qualité, active en tâche de fond comme disent les informaticiens.
Nous avons ainsi posé les bases qui permettent de se repérer plus aisément dans le référentiel de certification, avec ses 7 critères et ses 32 indicateurs. Nous avons obtenu une vision systémique du référentiel national unique. Nous faisons se répondre entre eux certains indicateurs, le 4 avec le 12, le 32 avec le 2 et le 3, par exemple.
Nous découvrons alors que ce système boucle sur lui-même, et qu’il correspond en réalité à un outil de base de la Gestion de projet : le PDCA, ou Roue de Deming.
Comme avec les schémas précédents, les 7 critères et les 32 indicateurs se répartissent alors dans les 4 quartiers du PDCA.
Pour tout savoir sur le PDCA et d’autres outils de Gestion de projet, retrouvez votre formateur, Rémi Bachelet, professeur à Centrale Lille, et votre tuteur, Jean-Pierre Dujay, dans notre formation « Les fondamentaux de la Gestion de projet ».
Les fondamentaux de la Gestion de projet constituent une base essentielle de la conduite d’un audit initial Qualiopi. Ils seront également pour vous un atout majeur pour faire vivre votre certification, tout au long de son cycle de trois ans, avec ses audits de surveillance et de renouvellement (cycle de quatre ans pour les prestataires certifiés avant le 1er janvier 2021).
Il vous faudra construire des tableaux de bord adaptés à votre activité, à votre taille et à votre manière de travailler, même si vous avez opté pour une formule d’automatisation de certaines tâches avec des progiciels en ligne. Ceux-ci vous permettront de disposer aisément des livrables réglementaires, conventions, convocations, certificats de réalisation par exemple. Ils vous fourniront certainement des tableaux de bord, mais il vous faudra les adapter, et surtout être en mesure de les exploiter, dans une vraie conduite d’amélioration continue.
Le jour de votre audit de surveillance, vous devrez démontrer la permanence du fonctionnement des processus de votre conduite de projets. Il ne vous suffira pas de mettre à jour votre documentation au dernier moment, comme pour une inspection. Il ne s’agira toujours pas d’une vérification administrative de type « contrôle de service fait ». Il vous faudra néanmoins disposer d’un historique, d’un suivi constant, balisé par des tableaux de bord, liés aux différents indicateurs. C’est dans ces audits de surveillance et de renouvellement que l’échantillonnage de sessions pourra être pratiqué, par votre auditrice ou votre auditeur. Cet échantillonnage se fera alors sur des actions antérieures, pour vérifier la véracité de vos démonstrations, et la réalité de la permanence de vos processus, du management de votre système qualité, de la vie de votre organisme en quelque sorte.
Que vous soyez OPAC, prestataire d’action de développement des compétences, Consultant-Formateur Indépendant, organisme certificateur, auditeur ou auditrice, maîtriser les bases de la Gestion de projet sera un atout majeur de votre futur développement.
La certification Qualiopi accompagnera et favorisera ce développement. Elle attestera auprès des tiers, clients, financeurs, fournisseurs, de la réalité de votre engagement dans un processus d’amélioration continue de votre organisation.
Ne négligez donc pas cette découverte, si vous ne connaissez pas les outils que Rémi Bachelet et Jean-Pierre Dujay vous feront découvrir, et prendre en mains, au cours de ce cycle de 4 semaines 100% à distance, de cours disponibles 24 heures sur 24, et de rencontres avec votre tuteur.
La formation CFS+ Learn GdP « Les fondamentaux de la Gestion de projet » est faite pour vous !
- Pour bien préparer vos trois audits, initial, de surveillance, et de renouvellement ;
- Pour bien faire vivre votre certification et ses 7 processus tout au long du cycle de certification, de 3 ou 4 ans ;
- Pour bien accompagner vos équipes dans le processus et faire partager le système de management de la qualité que vous mettez en place ;
- Pour améliorer votre pratique des audits de certification.
LES FONDAMENTAUX DE LA GESTION DE PROJET
