Processus, procédures, normes et contrôles réglementaires.

Dernière mise à jour : 8 mars 2020

C’est fait, la marque Qualiopi est installée dans le paysage de la Formation professionnelle.

Elle est fondée sur :

  • Le décret 2019-564 : il actualise au 1er janvier 2021 les critères qualité de l’article R.6316-1 du Code du travail et les fait passer de 6 à 7 ;
  • Le décret 2019-565 : c’est le Référentiel National Qualité avec ses 32 indicateurs, applicables aux quatre catégories d’actions de développement des compétences de l’article L.6313-1 du Code du travail.

Ces deux textes sont complétés par 

PROCESSUS

Le logo de la marque déposée par l’État porte la mention “Processus certifié” :

qualiopi2

Cette mention est très importante.

Elle signifie clairement que le référentiel national issu du décret 2019-565 est basé uniquement sur la vérification de la mise en œuvre de processus de réalisation des actions de développement des compétences par les prestataires audités, dans une ou plusieurs des catégories d’actions de l’article L.6313-1. Ces processus sont définis par les sept critères du décret 2019-564 :

  • Processus d’information du public -> Critère 1
  • Processus de conception des actions délivrées -> Critère 2
  • Processus d’adaptation de ces actions -> Critère 3
  • Processus de mobilisation des ressources utilisées -> Critère 4
  • Processus de professionnalisation des intervenants -> Critère 5
  • Processus d’ancrage du prestataire dans son environnement professionnel -> Critère 6
  • Processus d’amélioration continue -> Critère 7

Pour analyser la réalité de la mise en place opérationnelle de ces processus, l’auditeur dispose des 32 indicateurs du référentiel national, et du Guide de lecture du ministère du travail, dont la version 5 est datée du 28 février 2020. Les 7 critères et 32 indicateurs sont analysés par catégories, avec les pièces documentaires utiles, par visualisation des informations et documents éventuellement répertoriés à chaque indicateur.

NORMES, PROCÉDURES, RÉGLEMENTATIONS

Lors d’un audit de certification qualité, quel qu’il soit, il est évidemment préférable de présenter des documents correctement mis à jour. Lors d’un audit Qualiopi, cela sert à bien illustrer tout au long de la démarche, le respect de l’indicateur 23, consacré au processus de veille réglementaire et de son exploitation. Cependant, ainsi que nous allons le voir, il n’entre pas dans les attributions du certificateur de vérifier la conformité réglementaire des documents présentés.

Contrairement à ce qui est parfois écrit, comme ici, les prestataires ne sont donc pas confrontés à des vérifications de procédures, de normes, ou de réglementations. Nous avons quitté le monde Datadock et ses preuves formellement conformes. Nous sommes entrés dans le mode projet. Il s’agit d’inciter les prestataires à gérer toute action de développement des compétences par la maîtrise de quelques processus. Ils peuvent être répartis en trois phases, avant, pendant et après l’action.

Tout projet naît d’un besoin, issu de diverses parties prenantes. Avant d’entamer la conception de ce qui va être mis en œuvre, il convient toujours de s’assurer que ce besoin a bien été analysé. Cela évite par exemple, comme cela m’est arrivé une fois comme sous-traitant en 2013, d’envoyer quelqu’un former à l’initiation à la gestion de projet une équipe… d’ingénieurs ! Le prestataire de formation n’avait pas vérifié auprès du chef de service donneur d’ordre, l’adéquation de la formation avec le public formé. En revanche, j’avais bien détecté le problème, par la sollicitation des bénéficiaires quelques jours avant la formation, afin de connaître leurs attentes et leurs acquis. (Je maniais déjà l’indicateur 8 Qualiopi bien avant son apparition ! 😀 ) Analyse approfondie faite sur le terrain , le besoin n’était absolument pas une formation, mais une intervention au long cours, d’un spécialiste de la relation sociale et de la gestion de conflit. Qualiopi devrait notamment servir à éliminer ce genre de situations absurdes.

VOUS AVEZ DIT CONTRÔLES RÉGLEMENTAIRES ?

Ainsi qu’il a été dit, et cela figure en toutes lettres dans le logo, Qualiopi est donc bien une certification de processus. Cependant, devant la volonté affichée de certains certificateurs de détourner cet audit de processus vers un audit réglementaire partiel, en tant qu’organisme de formation et d’accompagnement, CFS+ a saisi les autorités, COFRAC et ministère du Travail, afin de vérifier la légitimité de telles vérifications formelles, ajoutées aux trois audits du cycle de certification. La réponse nous est parvenue fin février de la Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle. Elle est très claire : aucun certificateur n’est chargé de procéder au contrôle des obligations réglementaires. Tout ajout par quiconque d’un nouvel indicateur réglementaire ne figurant pas au référentiel national n’a donc aucune légitimité.

Voir la réponse de la DGEFP à notre question ICI

Nous nous félicitons bien entendu de cette très importante clarification.

Il ne s’agissait pour nous, ni d’un combat, ni d’une remise en cause de la qualité des certificateurs incriminés. Nous souhaitions seulement éviter de nous retrouver avec autant de manière d’auditer que de certificateurs. L’un souhaitait imposer 7 indicateurs réglementaires, un autre affirmait que le référentiel national n’est en effet pas suffisamment réglementaire à ses yeux. Il allait lui aussi ajouter quelques points de contrôles non prévus par l’État. Nous n’avons pas interrogé l’ensemble des 21 certificateurs sur leurs prétentions réglementaires ou normatives. Nous avons cependant eu connaissance de divers comportements d’auditrices et d’auditeurs ayant cette fâcheuse tendance à souhaiter ajouter divers contrôles à l’audit de processus Qualiopi. Il est donc confirmé par cette lettre de la DGEFP que cela est irrégulier et peut être contesté.

Néanmoins, dans certains cas, à l’appréciation de l’auditrice ou de l’auditeur, cette interdiction d’effectuer des contrôles réglementaires, n’empêche nullement de notifier une observation, point de vigilance à surveiller pour l’audit suivant. En effet, si l’auditeur maîtrise la réglementation et qu’il détecte un défaut chez le prestataire, il convient de le lui signaler. Si c’est grave, l’organisme certificateur doit même en être informé pour que l’information remonte auprès des autorités compétentes. Le certificateur joue alors pleinement son rôle visant à permettre au certifié de mieux maîtriser son processus de veille. Cette méthode est plus claire, plus souple, plus agile, et plus engageante pour le prestataire si l’auditrice ou l’auditeur ne mentionne pas les raisons de la non-conformité du document, dans la limite bien entendu de la gravité du constat ainsi effectué.

Les risques de dérives sont ainsi évités. Seul l’État dispose du pouvoir de modifier les décrets et arrêtés qui fondent cette certification nationale unique. Aucun certificateur ni auditeur ne peut se permettre de le faire à sa place. Aucune procédure, aucune norme, aucune réglementation n’ont à être contrôlées durant un audit Qualiopi. Seuls les processus décrits doivent être analysés. Lorsque des points réglementaires figurent dans un indicateur, notamment pour l’apprentissage, la VAE et les bilans de compétences, les vérifications doivent uniquement porter sur la présence dans le dispositif mis en place des informations mentionnées. La vérification de la conformité réglementaire du document comportant lesdites informations appartient au service de contrôle de la Direccte. On remarquera au passage que très peu de documents officiels sont désignés en tant que tels dans les 32 descriptifs du Guide de lecture du ministère du Travail.

Soyez donc vigilants et ne vous laissez pas entraîner dans des audits extra Qualiopi.

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