Stéphane Rémy nous l’avait annoncé lors de notre webinaire du jeudi 9 juillet 2020 : un décret et un arrêté devaient fixer les conditions d’accès à une extension de trois à quatre ans du cycle de certification Qualiopi, c’est officiel depuis le 22 juillet 2020.
Bien entendu, la date butoir reste le 1er janvier 2022 pour que la certification soit exigée lors de toute demande de financement public ou mutualisé (État, Régions, Caisse des Dépôts, Pôle Emploi, OPCO, Agefiph). Toutefois les prestataires certifiés avant le 1er janvier 2021 bénéficieront d’un report de six mois de leur audit de surveillance, et du report d’un an de leur audit de renouvellement.
➕ 1️⃣ Le décret 2020-894 du 22 juillet 2020 fixe ces conditions :
- Article 2 : Par dérogation aux dispositions de l’article R. 6316-2 du même code dans sa rédaction issue du présent décret, la certification mentionnée au premier alinéa obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans.
🤔 Cela signifie qu’il restera, au 31 juillet 2020, 154 jours pleins, soit seulement 110 jours ouvrés, pour obtenir cette certification, et pouvoir bénéficier de ce bonus d’un an, d’un audit initial à distance et d’un audit de surveillance sur site à environ deux ans, dispositions particulières prévues par l’arrêté qui suit le décret.
🤔 Le temps est compté ! La certification est délivrée uniquement après avoir levé toutes les éventuelles non conformités, mineures (NCm) ou majeures (NCM), et avoir reçu l’aval du comité de décision du certificateur :
- Prévoir environ trois semaines après l’audit sans NCm ni NCM, la validation de votre plan d’action (NCm) ou la réparation (NCM).
🤔 Pour lever ces éventuelles non conformités, et avoir la quasi certitude d’obtenir la certification avant le 1er janvier 2021, il vous faut donc envisager un audit au plus tard le 15 novembre 2020.
🤔 Il ne reste alors plus que… 107 jours, dont seulement 76 jours ouvrés !
➕ 2️⃣ L’arrêté du 24 juillet 2020, publié le 29 juillet sous le numéro 38 permet :
- La réalisation de l’audit initial à distance avant le 1er janvier 2021. L’audit de surveillance sera alors obligatoirement effectué en face-à-face, sur site.
- Le report de l’audit de surveillance entre le 14 ͤ et le 28 ͤ mois suivant la date de certification,
🚩 RAPPELS
- 5 NCm = 1 NCM
- Une NCm est résolue par un plan d’action validé par le certificateur dans un délai d’un mois. Le plan d’action devra avoir été mis en place dans un délai de 6 mois. Cette mise en place effective sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.
- Une NCM doit être résolue et validée par le certificateur dans les trois mois. La certification sera refusée dans le cas contraire.
✅🆗 EN CONCLUSION
🤔 Procrastiner, repousser, planifier en 2021 constitue une grave erreur :
- Perte du bénéfice d’un cycle de 4 ans au lieu de 3 ;
- Perte de la possibilité d’un audit initial à distance, synonyme de baisse de coût en cas de facturation de frais de déplacement ;
- Risque de se retrouver dans le piège des retardataires : 36 000 à 40 000 prestataires déclarant bénéficier de fonds publics ou mutualisés seront à certifier avant le 1er janvier 2022, d’après Stéphane Rémy de la DGEFP (page 8 du verbatim du webinaire du 9 juillet 2020).
🤔 Quelle stratégie adopter, alors ?
- Il est préférable de s’engager dès cet été auprès de l’un des 24 certificateurs de la liste du ministère du travail ;
- Commencez par demander des devis ;
- Comparez les tarifs et interrogez les certificateurs sur leur manière d’auditer et sur les disponibilités de leurs équipes locales pour un audit sur site, et/ou de leurs équipes à distance ;
- Dès la demande du devis fixez avec chaque certificateur la date approximative de l’audit ;
- Faites en sorte d’obtenir une date au 15 novembre au plus tard.
- Signez votre contrat avec le certificateur retenu ;
- Commencez la préparation de l’audit. Il faut être prêts le jour J !
- C’est vous qui menez l’audit, pas l’auditeur ou l’auditrice, qui est là pour vous écouter lui expliquer et lui montrer, avec des éléments probants, votre façon de respecter les 7 processus définis par les 7 critères du décret 2019-564.
- La délivrance de conseils est formellement interdite aux organismes certificateurs, et donc à la personne chargée de l’audit de votre organisation, même dans le cadre d’un audit à blanc ;
- Choisissez de vous faire accompagner, plutôt que de choisir un tel audit à blanc.
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- Formation d’une journée en présentiel à Paris, ou en région sur demande ;
- Accompagnement à distance, et sur site quand cela est nécessaire ;
- Réunion du personnel incluse dans le forfait de prestation accompagnement ;
- Coût de la journée de formation déduit du montant de l’accompagnement personnalisé.
Nous restons joignables pendant l’été.
Bonnes vacances et à bientôt !
LECTURE D’ÉTÉ : retrouvez les réponses aux questions posées lors du webinaire en cliquant ICI
